「予約の電話が鳴り止まない…」そんなお悩みを解決。予約業務を効率化する3つのステップ
「お客様の接客中に、予約の電話が鳴り止まない…」
「営業時間外にかかってきた電話、もしかしたら予約のチャンスを逃しているかも…」
「スタッフによって予約の聞き間違いや、ダブルブッキングが起きてしまう…」
飲食店や美容サロン、クリニックなどを経営されている方にとって、このような「予約電話」に関する悩みは尽きないのではないでしょうか。
この記事では、多くの店舗が抱える電話予約の課題を整理し、それらを解決して予約業務を劇的に効率化するための具体的な3つのステップを、専門家の視点からわかりやすく解説します。
目次
見過ごされがちな「電話予約」が引き起こす3つの経営課題
日々の業務に追われていると、電話予約の対応は「当たり前の業務」と感じてしまいがちです。しかし、その裏には見過ごせない3つの大きな経営課題が潜んでいます。
課題1：機会損失（気づかぬうちにお客様を逃している）
お客様が「予約したい」と思うタイミングは、必ずしもお店の営業時間内とは限りません。仕事の休憩中、あるいは夜寝る前に思い立って電話をかけてくる方も多いでしょう。
総務省の調査によると、今や個人のインターネット利用率は8割を超え、多くの人が24時間いつでも情報を得て行動できる環境にあります。そのような時代に「電話が繋がらない」という状況は、お客様が他の店に移ってしまう大きな原因となります。
➥ポイント: 営業時間外や接客中で電話に出られない時間は、あなたが気づかないうちに売上を逃してしまっている「機会損失」の時間なのです。
・関連リンク：令和5年通信利用動向調査の結果 – 総務省
課題2：ヒューマンエラー（お店の信頼を損なう危険性）
「予約の日時を1日間違えて伝えてしまった」
「同じ時間帯に2組の予約を入れてしまった（ダブルブッキング）」
どんなに気をつけていても、人間が対応する以上、このようなミスを完全になくすことは困難です。たった一度のミスが、大切なお客様からの信頼を失い、二度と来店してもらえなくなるきっかけになり得ます。
課題3：本業への圧迫（サービスの質の低下）
電話が鳴るたびに、お客様への接客や施術の手を止めなければならない。これは、サービスの質の低下に直結します。また、スタッフの貴重な時間を電話対応に割くことは、人手不足が深刻化する現代において大きな負担となります。
帝国データバンクの調査でも、多くの業界で人手不足が課題となっていることが示されており、限られた人員でいかに生産性を上げるかが、今後の店舗経営の鍵を握っています。
➥ポイント: 電話対応に追われる時間は、本来お客様に向けるべき時間とエネルギーを削いでしまっているのです。
・関連リンク：人手不足に対する企業の動向調査（2024年4月） – 株式会社帝国データバンク
予約業務を劇的に効率化する3つのステップ
では、これらの課題を解決するために、具体的に何をすれば良いのでしょうか。難しく考える必要はありません。以下の3つのステップで、誰でも予約の効率化を実現できます。
ステップ1：現状の可視化と分析
まず、自分のお店がどれだけ予約対応に時間を割いているかを把握することから始めましょう。「なんとなく忙しい」を「数値」で見ることで、課題が明確になります。
・1日の平均予約電話件数: 何件か？
・1件あたりの平均対応時間: 何分か？
・電話対応による中断回数: 接客や作業が何回中断されているか？
・聞き間違いや予約ミスの発生頻度: 月に何回発生しているか？
これらを1週間記録するだけでも、予約業務の負担がどれほどのものか、客観的に見えてくるはずです。
ステップ2：最適な「予約システム」の選定
次に、予約受付を自動化・効率化するシステムを選びます。オンライン予約だけでなく、電話予約を自動化する選択肢もあります。それぞれの特徴を理解し、自店に最適なものを見つけましょう。
選択肢1：電話予約自動化システム（IVR）
IVR（Interactive Voice Response）とは、自動音声応答システムのことで、かかってきた電話に自動で応答し、音声ガイダンスでお客様の要件を伺うサービスです。
・代表的なサービス
詳細はこちらのリンクをご確認ください。
・メリット
24時間365日電話を受けられるため、機会損失を防げる。電話という、特に高齢層のお客様にとって慣れたインターフェースを提供できる。
・デメリット
音声ガイダンスの途中で離脱される可能性がある。複雑な予約には対応しきれず、結局SMSでオンライン予約ページに誘導する、といった使い方になることが多い。
・こんな店舗におすすめ
Web予約に抵抗がある高齢のお客様が多い整体院やクリニック。まずは電話の一次受けだけでも自動化したいと考えている店舗。
選択肢2：オンライン予約システム
Webサイトやアプリ、LINEなどを通じて、お客様自身がオンラインで予約を完結させるシステムです。主に以下の3タイプに分類されます。
タイプA：大手ポータルサイト連携型
【代表的なサービス】
ぐるなび・食べログ（グルメ）、一休.com・Booking.com（宿泊）、ホットペッパービューティー（美容）、EPARK（医療・リラク）など
【メリット】
サイト自体の集客力が高く、新規顧客の獲得に非常に強い。ユーザーも使い慣れているため、予約のハードルが低い。
【デメリット】
掲載料や予約手数料といったコストがかかる。業界ごとに専門サイトが異なり、それぞれ管理が必要になる場合がある。蓄積される顧客情報は自社の資産になりにくい。
【こんな店舗におすすめ】
とにかく新規顧客を増やしたい開店当初や、広告宣伝に大きく投資したい事業者。
タイプB：汎用予約特化型
Webブラウザベースで利用できる、予約機能に特化したクラウドサービス（SaaS）です。一部、管理用のスマートフォンアプリを提供しているものもあります。
【代表的なサービス】
【メリット】
予約に関する機能が非常に豊富。スタッフ指名、メニューごとの時間設定、設備予約など、複雑な予約フローに対応できる。無料プランから始められるサービスも多い。
【デメリット】
機能が多すぎて設定が複雑に感じることがある。顧客管理（CRM）やメッセージ配信といった販促機能は限定的で、別ツールが必要になることが多い。
【こんな店舗におすすめ】
美容サロン、整体院、レンタルスペース、スクールなど、予約条件が多岐にわたる事業者。
タイプC：LINE特化型
・代表的なサービス
【メリット】
ほとんどの顧客が日常的に使うLINE上で予約が完結するため、お客様にとって最も手軽。予約だけでなく、メッセージ配信など再来店を促す施策を打ちやすい。
【デメリット】
主に既存顧客（LINEの友だち）との関係を深めるためのツールであり、単体での爆発的な新規集客は目的としない。導入には、LINE公式アカウントの開設と基本的な設定が前提となる。
【こんな店舗におすすめ】
すでにLINE公式アカウントを運用しており、友だちとの関係性を強化してリピート率を向上させたい事業者。
ステップ3：新しい予約方法へのスムーズな移行
最適なシステムを導入したら、お客様に積極的に利用してもらうための「案内」が重要です。ここでは、導入したシステムの種類別に、お客様をスムーズに誘導する方法をご紹介します。
ケース1：電話予約自動化システム（IVR）を導入した場合
・留守番電話メッセージの変更: 営業時間外の留守番電話メッセージを「ただいま、自動音声にて24時間ご予約を承っております。音声ガイダンスに従ってご操作ください」のように変更します。
・WebサイトやSNSでの告知: 「お電話でのご予約が24時間いつでも可能になりました」と告知し、電話番号を案内します。
・店内での案内: 店内のPOPなどで「お電話一本でいつでも予約可能！」とアピールし、特にご高齢のお客様にご案内します。
ケース2：オンライン予約システムを導入した場合
・電話での案内: 電話をかけてきたお客様に「次回からはLINEでもっと簡単にご予約いただけますよ」と口頭で伝え、SMSで予約ページのURLを送る。
・店内での案内: レジ横やテーブルに、予約用のLINEアカウントやWeb予約ページのQRコードを記載したPOPを設置する。
・SNSでの発信: InstagramやX（旧Twitter）で「24時間いつでもネット予約が可能になりました！」と定期的に告知する。
このように、少しずつ新しい予約方法へ誘導していくことで、電話対応の負担は着実に減っていきます。
そのお悩み、GrowthCubeがLINEひとつで解決します
ここまで様々な予約システムのタイプをご紹介しましたが、「新規顧客も集めたいし、リピーターも育てたい」「予約管理だけでなく、顧客管理や販促も一つのツールで完結させたい」と感じた方も多いのではないでしょうか。複数のツールを使い分けるのは、結局手間もコストもかかってしまいます。
GrowthCubeは、まさにその悩みを解決するために生まれました。LINEというお客様にとって最も身近なプラットフォームを入り口に、24時間365日稼働する高機能な「予約システム」はもちろんのこと、顧客との関係を深める「CRM機能」、新たな収益を生む「モバイルオーダー機能」まで、すべてが一つに統合されています。大手ポータルサイトのように外部に頼ることなく自社の顧客を育て、予約特化型システムのように高度な管理を可能にし、LINEの持つ顧客との近さを最大限に活かす。それぞれのシステムの「良いとこ取り」をしたオールインワンの解決策、それがGrowthCubeなのです。
まとめ：予約の自動化は、未来への投資
予約業務の効率化は、単なる「手間が省ける」という話ではありません。機会損失を防いで売上を向上させ、ヒューマンエラーによる失客リスクを減らし、サービスの質を高めて顧客満足度を向上させる、未来への「投資」です。
まずは、あなたのお店の予約業務に、あとどれくらいの改善の余地があるのか、見直すことから始めてみませんか？
